Smidigare service när Rekal rensade i röran

Vi har fått en enklare lösning som kräver mindre insats från oss.

Tomas Brucefors, VD
Rekal

Rekal Svenska AB tillverkar rengörings- och desinfektionssystem för professionella användare inom storkök, restauranger, hotell och sjukvårdssektorn. Med cirka 7 000 kunder spridda över hela landet behövde företaget en gemensam IT-plattform, som gör att säljare och tekniker kommer åt uppdaterad information när de befinner sig på resande fot.

Varför valde ni IT-mästaren?

− Vi gillade deras sätt att jobba med terminalserverbaserade webblösningar, för att enkelt nå alla våra användare ute i landet. Dessutom kändes det som ett modernt företag som passar oss som partner. De har lagom storlek och är på väg framåt, precis som vi, säger Tomas Brucefors, VD för Rekal.

Utmaning

Under 2000-talets första decennium hade Rekal Svenska AB hamnat i ett läge där IT-systemen började växa dem ur händerna. En egen IT-avdelning med två anställda driftade en komplex serverpark som krävde mycket underhåll, uppdateringar och övervakning.
     − Det blev för omständligt och dyrt, samtidigt som teknikutvecklingen gick framåt i rasande fart. Vi behövde bättre koll på våra kostnader, säger VD Tomas Brucefors.
     Han driver Rekal i sörmländska Gnesta tillsammans med sin bror Andreas Brucefors, som är produktförsörjningschef. Deras pappa startade företaget 1987, och under åren har verksamheten vuxit till idag 72 anställda. Av dessa är 40 tekniker och säljare, som rör sig runt om i landet och utgår hemifrån när de jobbar. De behöver smidigt komma åt Rekals system för order, kundhantering och produktinformation. Tidigare lades dessa program upp i varje användares dator. Sedan skickades dagliga uppdateringar med aktuella händelser ut via e-post och synkronisering, vilket också begränsade mängden data som kunde skickas.
     − Med det gamla systemet kunde vi inte kontrollera att alla verkligen läste in uppdateringarna på ett korrekt sätt. Det här skapade mycket merjobb för användarna, säger Tomas Brucefors.

Lösning

Sedan IT-mästaren kom in i bilden har ansvaret för att ta hand om uppdateringar lyfts från den enskilda användaren. Inga verksamhetskritiska program ligger längre i de enskilda datorerna. Istället använder sig Rekal av IT-mästarens centraliserade molntjänst, som baseras på så kallad terminalserverteknik (Citrix). Lösningen kallas Total Outsourcing och innebär att alla användare kommer åt samtliga system från vilken dator som helst via en skyddad internetanslutning.
     – Vår befintliga serverpark ersattes med två virtuella servrar hos IT-mästaren. De sköter också drift och underhåll av systemen, liksom backuphantering, säger Tomas Brucefors och tillstår att han tvekade en del inför beslutet att lyfta över all värdefull data från den egna företagsmiljön.
     Men överflyttningen förbereddes noggrant:
     − Vi hade en konsult från IT-mästaren placerad hos oss för att sätta sig in i våra system och stötta oss i processen. Efter omfattande testkörningar gick det fort att sätta upp alla program och grunddata i den nya miljön – det gjordes över en helg.

Resultat

Nu ligger all information som är kopplad till affärssystem, kundhantering och logistik centralt placerad i IT-mästarens servrar.
     − Det gör att våra medarbetare ute på jobb får tillgång till aktuella uppdateringar i realtid. Korrekt historik och data om kunder är a och o för att genomföra ett effektivt service- och säljarbete, säger Tomas Brucefors och konstaterar att den nya IT-plattformen innebär besparingar i både personal och hårdvara:
     − Vi har fått en enklare lösning som kräver mindre insats från oss. Nu har vi inte längre någon egen IT-avdelning, och kan nyttja IT-mästarens storskalighet när det gäller serverkapacitet.
     Möjligheten att betala en fast månadsavgift per användare är också något han uppskattar, även om det blir lite dyrare för varje person som anställs.
     − Vår ambition är att växa rejält de kommande åren, och då vill vi ha kontroll över IT-kostnaderna, säger Tomas Brucefors.

Om Rekal

Utvecklar, tillverkar och säljer system för disk, rengöring och desinfektion inom hotell-, restaurang- och vårdsektorn. I erbjudandet ingår produkter, doseringsutrustningar, utbildning och teknisk service. Har 72 anställda och omsätter cirka 126 miljoner kronor per år. Produktion i sörmländska Gnesta.