Team Olivia

Nu undviker vi att informationen ligger spridd på flera ställen, eftersom allt uppdateras i servern.

Henrik Gunérus, IT-samordnare
Team Olivia

Team Olivia är ett ungt företag inom vård och omsorg, som bildades 2001 och blev en koncern 2008. Sedan dess har tillväxttakten varit hög, och med alla nyförvärv runt om i landet uppstod snabbt en brokig flora av IT-lösningar. För att få kontroll på miljön och öka säkerheten efterlystes en gemensam plattform, med möjlighet att växa på ett smidigt sätt.

Varför valde ni IT-mästaren?

− De matchade oss i storlek. Vi ville vara en viktig kund hos en helhetsleverantör. Dessutom uppskattade vi deras tydliga paketering av service och
tilläggstjänster, som gav god förutsägbarhet och kostnadskontroll, säger Henrik.

Utmaningar

Varje år köper Team Olivia flera bolag, och växer dessutom organiskt. I dag har koncernen drygt 9 000 anställda spridda på 120 kontor runt om i Sverige, Norge och Danmark.
     − År 2010 insåg vi att vi behövde något som förenar oss i termer av IT-funktionalitet. Tidigare hade vi byggt små billiga lösningar lite ad hoc, vilket resulterat i ett lapptäcke av system, säger IT-samordnare Henrik Gunérus. I det läget såg vi att den stora utmaningen var att få till en lösning som var tillräckligt öppen och skalbar för att hänga med i företagets fortsatta utveckling. Då bestod koncernen av 14 bolag – i dag är det 40.
     − Dessutom ville vi höja säkerheten och förbättra möjligheterna att arbeta mobilt, utan att för den sakens skull köpa på oss en massa teknik själva. Vår ambition är att äga så lite teknik som möjligt, och därför sökte vi en helhetsleverantör, säger Henrik Gunérus.

Lösning

Team Olivia använder sig av IT-mästarens abonnemangsbaserade Citrix-plattform Total Outsourcing. Det är en så kallad terminalserverteknik, som innebär att företagets befintliga servrar ersätts med en centraliserad molntjänst. Via en skyddad internetanslutning kommer alla användare åt samtliga system från vilken dator som helst.
     − Vi verkar i en rörlig bransch där medarbetare bl.a. hjälper människor i deras hem. Även tjänstemännen som normalt sitter på kontor är mycket ute och reser för att träffa kunder, planera vården och följa upp arbetet. Nu kan de ha med sig en laptop och jobba direkt mot en central server, säger Henrik Gunérus och förklarar att alla applikationer ligger i IT-mästarens system.
     Tidigare var programvaran installerad på varje användares dator. Central information, som adresslistor och kundavtal, fanns inte tillgänglig när medarbetarna befann sig på resande fot.
     − Noggrann dokumentation med god hantering av patientsekretessen är A och O för alla som jobbar inom vården. Nu undviker vi att informationen ligger spridd på flera ställen, eftersom allt uppdateras i servern.

Resultat

Säkrare datahantering i kombination med ökad mobilitet är vad verksamheten vunnit mest med den nya lösningen, enligt Henrik Gunérus:
     − Att få kontroll över informationen var en stor fråga för oss. IT-mästaren sköter såväl drift och underhåll som backup-hantering till en fast avgift. Det vi köper som Total Outsourcing är väl specificerat, vilket innebär god kontroll över kostnaderna. Utöver avtalad lösning har vi dessutom möjlighet att köpa tilläggstjänster.
     Sedan avtalet började löpa 2011 har lösningen vuxit med antalet bolag och nya verksamhetssystem. Team Olivia har exempelvis utökat sitt IT-stöd via IT-mästaren för hantering av programlicenser och lokala nät samt att göra hårdvaruinköp via webbportal.
     − När vi förvärvar ett nytt bolag migreras det i samma driftabonnemang, med ett tillägg baserat per användare. Det ger god förutsägbarhet, eftersom priserna är kända redan innan, påpekar Henrik Gunérus. Att flytta nödvändiga data, användarinformation, e-postkonton och liknande från ett nyförvärvat bolag till IT-mästarens servrar går snabbt.
     − Igångsättningen är smidig, och brukar klaras av över en helg, säger Henrik Gunérus.

 

Om Team Olivia

Team Olivia startade som ett litet bemanningsbolag 2001. I dag består det av en grupp företag som erbjuder personlig assistans, hemtjänst, omsorgsboenden, skolor med särskilt stöd och rehabilitering. Team Olivia har drygt 9 000 anställda och omsätter runt 3,4 miljarder kronor per år.