Datakraft på distans – flexibelt i upp- och nedgång

Att abonnera på IT-funktioner ger god kostnadskontroll.

Morgan Pettersson
VD, Tycan

Rörföretaget Tycan drabbades hårt av finanskrisen. Samtidigt ställdes höga krav på god internkommunikation och snabb tillgång till gemensamma system och dokument från de fyra kontoren på olika orter i Värmland och Dalarna. Genom att abonnera på sina datafunktioner via webben håller man koll på IT-kostnaderna och slipper bygga upp egen kompetens på området.

Varför IT-mästaren

–De fungerar som vår dataavdelning och gör att vi kan koncentrera oss på det vi är bäst på – rörinstallationer. Med en helt centraliserad lösning kommer vi åt allt via internet och håller koll på att vi alltid jobbar med de senaste versionerna, säger Morgan Pettersson, VD för Tycan och delägare i bolaget.

Utmaning

Sedan företagsstarten 2004 har Tycan varit med om många omvälvningar. Snabb tillväxt på sex orter avlöstes abrupt av finanskrisen 2008, då två kontor fick läggas ner och personalstyrkan kapades från över 100 anställda till 50. Med stor del av kundstocken inom konjunkturkänsliga industrier, som stålverk och pappersbruk, var det bara att konstatera att orderingången avstannade och försöka anpassa verksamheten efter de nya förutsättningarna.
     IT-stödet hade man redan från början valt att lägga på extern part utanför huset. Vad Tycan framför allt behövde var en användarvänlig lösning för att ta hand om såväl standardsystem som verksamhetsspecifika program för VVS-branschen.
     − Vi använder till exempel kalkylprogram för att sätta ihop offerter till kund. Det gäller att alla arbetar på samma sätt och hela tiden har tillgång till aktuella dokument i gemensamma system, förklarar Morgan Pettersson.

Lösning

Tycan ville helt koncentrera sig på sin kärnverksamhet – att sälja VVS- och rörinstallationer till industrin och privatpersoner. Därför passade IT-mästarens lösning Total Outsourcing.
     − Det är en centraliserad molntjänst, där användare via internet kommer åt samtliga system. Vi sköter också drift och underhåll, backup-hantering och kommer med förslag om uppdateringar för att stödja verksamheten ytterligare, säger Martin Börjeskog, säljchef på IT-mästaren.
     Lösningen som Tycan använder sedan 2008 baseras på så kallad terminalserverteknik (Citrix). Det gör att det går snabbare att komma åt applikationerna än i ett traditionellt nätverk. Där finns vanligen programvara installerad på varje dator, som i sin tur kommunicerar mot en server.
     − Om servern då inte finns på det lokala kontoret, utan på en annan ort, blir kommunikationen långsam eftersom användarna hela tiden jobbar över internet. Med vår lösning ligger alla applikationer i stället i den centrala servern, och det enda som skickas över internet till användaren är en skärmdump, förklarar Martin Börjeskog.

Resultat

Förutom snabbhet var Tycan ute efter ett system som fungerar på samma sätt oavsett var användaren befinner sig – på jobbet, ute hos kund eller vid hemmadatorn. Hög driftsäkerhet och tillgänglighet var också avgörande för valet av lösning.
     − Med flera kunder som delar på samma IT-infrastruktur kan vi enkelt bygga upp redundans i systemet. Om en server går ner tar en annan vid. Och skulle det bli strömavbrott kopplas ett dieselaggregat in automatiskt, säger Martin Börjeskog.
     Eftersom alla applikationer ligger centralt behövs ingen lokal support om en enskild funktion krånglar.
     − Vi ringer bara IT-mästaren så går de in i sina servrar, och för oss ser det ut som om felet avhjälpts här på plats i våra datorer, säger Morgan Pettersson.
     Under finanskrisen var det viktigt att kunna anpassa kostymen efter behoven. Avtalsmodellen med fast pris per månad och användare gjorde att IT-kostnaderna minskade när Tycan var tvungna att dra ner på personal. Nu har tiderna ljusnat. Orderingången ökar och företaget nyanställer igen. Hur detta påverkar behov och pris på IT-funktioner är lätt att räkna ut.
     − Att abonnera på datakraft i stället för att själv investera i burkar och program ger god kontroll över IT-kostnaderna, konstaterar Morgan Pettersson.

 

Om Tycan
Ett bolag specialiserat på rörinstallationer inom VVS (vatten, värme, sanitet) och industri. Har kontor i Säffle, Avesta, Hagfors och Karlstad. Verksamheten drivs via tre operativa företag: Empe Rör, Hagfors Rör och Hagby Rör. Omsätter runt 70 miljoner kronor per år. Har cirka 70 anställda.